BIÊN BẢN HỌP

V/v: Tổng kết hoạt động 10 tháng đầu năm 2012, củng cố và định hướng hoạt động CLB.

I. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM

-       Thời gian: 14h00 ngày 14/10/2012

-       Địa điểm: Số 336/37B Nguyễn Văn Luông, P.12, Q.6, Tp. HCM

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

1.    ĐĐ. Thích Giác Nhường – Cố vấn CLB - ĐĐ. Chứng Minh

2.    ĐĐ. Thích Giác Đoan – ĐĐ. Chứng minh

3.    ĐĐ. Thích Minh Phú

4.    ĐĐ. Thích Minh Khải – Chủ nhiệm CLB – Chủ tọa

5.    ĐĐ. Thích Giác Thống – Phó chủ nhiệm thường trực CLB

6.    ĐĐ. Thích Giác Ảnh – Phó chủ nhiệm đặc cách nhân sự CLB

7.    ĐĐ. Thích Giác Lâm – Phó chủ nhiệm đặc cách tài chánh CLB

8.    ĐĐ. Thích Giác Minh Quảng 

9.    Sư Cô Thích Nữ Yến Liên - Thủ Quỹ

10.   Huyền Trang – Thư ký

11.  Hơn 50 thành viên CLB và các nhà mạnh thường quân 

III. NỘI DUNG CUỘC HỌP

Cuộc họp được tổ chức nhằm tổng kết các hoạt động của CLB trong 10 tháng đầu năm 2012 đồng thời củng cố và định hướng lại một số vấn đề cần thiết nhằm tạo điều kiện cho việc duy trì và phát triển CLB trong thời gian sắp tới. Cuộc họp được thông qua với các nội dung sau:

1.    BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG

1.1.    Ban Nhân sự

-       Tổng số thành viên: 359 thành viên trong đó (CLB TPHCM: 216 thành viên, CN Lâm Đồng: 55 thành viên, CN Khánh Hòa: 18 thành viên)

-       Trong thời gian vừa qua, các thành viên của CLB chưa tổng phát huy được tối đa năng lực do một số lý do như: các thành viên vì phải đi học, đi làm nên không có điều kiện về thời gian để tham gia toàn bộ các chương trình và hoạt động của CLB, Ban Nhân sự chưa hoạt động triệt để trong việc kết nối và gửi thông tin đến các thành viên.

1.2.    Ban Tài chính

1.2.1  Tổng kết kinh phí hoạt động của CLB từ đầu năm 2012 đến nay:

-       Ngày 14/01/2012: chương trình “Mùa xuân yêu thương” tại Đức Trọng, Lâm Đồng. Tổng kinh phí: 65.000.000đ.

-       Ngày 31/01/2012: chương trình “Hành hương về Vũng Tàu”. Tổng kinh phí: 9.500.000đ.

-       Ngày 16/04/2012: chương trình “Mừng Phật Đản Sanh” tại Tịnh Xá Bửu Sơn. Tổng kinh phí: 54.360.000đ.

-       Ngày 24/04/2012: chương trình “Cúng dường Trai tăng” tại Quán Chay Tánh Thủy. Tổng kinh phí: 21.500.000đ

-       Ngày 27/06/2012: chương trình “Cúng dường Trai tăng” tại Tịnh Xá Trung Tâm. Tổng kinh phí: 40.000.000đ

-       Ngày 31/06/2012: chương trình phát quà từ thiện và phóng sanh tại Bình Dương. Tổng kinh phí: 30.000.000đ

-       Ngày 01/06/2012: chương trình “Ngày vui của em” tại Tịnh thất Linh Sơn và Bệnh viên Nhi Đồng 1. Tổng kinh phí: 20.700.000đ

-       Ngày 06/09/2012: chương trình cúng dường nước tại “Đại lễ Vu Lan”, tỉnh Đồng Nai. Tổng kinh phí: 94.680.000đ

-       Ngày 30/09/2012: chương trình “Trung thu yêu thương” tại Khánh Hòa, Lâm Đồng và Vĩnh Long. Tổng kinh phí: 46.750.000đ

-       Hàng tháng, chương trình nấu cơm từ thiện “Chia sẻ yêu thương” tại Bệnh viện Nhi Đồng 1. Tổng kinh phí: 65.720.000đ

-       Tổng cộng CLB Tấm Lòng Vàng đã thực hiện 10 chương trình và hoạt động trong 10 tháng đầu năm 2012 với tổng kinh phí: 448.200.000đ.

1.2.2  Phong trào gây quỹ: Bên cạnh sự đóng góp, ủng hộ của các vị Mạnh thường quân, CLB cũng thực hiện các phong trào gây quỹ nhằm tạo ra nguồn quỹ để phục vụ các hoạt động của CLB.

-       Phong trào nuôi heo đất định kỳ 4 tháng 1 lần.

-       Viết thư pháp, bán tranh thư pháp.

-       Kinh doanh quán chay Tánh Thủy

1.2.3  Báo cáo hoạt động quán chay Tánh Thủy

-       22/04/2012: Khai trương Quán chay Tánh Thủy.

-       Qua gần 6 tháng hoạt động, Quán chay trong thời gian đầu cũng gặp một số khó khăn nhất định nhưng nay đã dần đi vào hoạt động ổn định.

-       Hiện quán có 4 nhân sự: 1 quản lý, 1 bến trưởng, 1 phụ bếp và 1 phục vụ.

-       Hàng tháng vào thứ sáu tuần thứ 2 và tuần thứ 4, Quán tổ chức chương trình nấu ăn “Chia sẻ yêu thương” cho các bệnh nhân nghèo tại BV Nhi Đồng 1.

-       Thực hiện các buổi pháp đàm, tạo cơ hội cho các thành viên chia sẻ và giao lưu.

-       Tổ chức chương trình dạy nấu ăn miễn phí: do cô Nhiêu Thu Hà đảm trách.

-       Nấu cơm cho bệnh nhân nghèo mổ mắt tại Bệnh viện Trung Ương.

1.3    Ban biên tập - truyền thông

-       Hiện nay, Ban truyền thông CLB hoạt động chủ yêu trên phương tiện truyền thông là Website CLB (www.clbtamlongvang.com) và mạng xã hội Facebook (Clb Tam Long Vang).

-       Về mảng kỹ thuật website, hiện nay website CLB vẫn đang phải sử dụng dịch vụ của công ty quản lý web và vẫn phải trả phí cho các dịch vụ đó. Vì thế, Ban biên tập – truyền thông rất mong nhận được sự hỗ trợ từ các thành viên am hiểu về kỹ thuật website để hỗ trợ CLB nhằm tiết kiệm một số chi phí quản lý web.

-       Về mặt nội dung website, hiện nay nội dung website đã khá hoàn chỉnh và đầy đủ. Tuy nhiên, để duy trì và tiếp tục cập nhật website, Ban biên tập – truyền thông rất cần các bạn thành viên tích cực đóng góp các bài viết, bài cảm nhận và chia sẻ về CLB, về cuộc sống và các hoạt động liên quan nhằm tạo sự phong phú, dồi dào cho website.

-       Hiện nay, Ban biên tập – truyền thông CLB sẵn sang hỗ trợ các thành viên CLB trong việc quảng cáo miễn phí thông tin công ty, doanh nghiệp của các bạn lên website CLB bằng cách treo các banner website để tạo điều kiện cho các thành viên quảng bá doanh nghiệp của mình rộng rãi hơn.

-       Các thành viên phát tâm tham gia hỗ trợ kỹ thuật website, viết bài hoặc quảng cáo banner vui lòng liên hệ: Viên Anh – Ban biên tập – truyền thông.

1.4.    Chi nhánh Khánh Hòa báo cáo

-       Số lượng: 50 thành viên (bao gồm cả thành viên chưa đăng ký chính thức)

-       Các thành viên CN Khánh Hòa đã tích cực tham gia vào các hoạt động từ thiện như: nấu cơm tại Bệnh viện, kết hợp với trường Cao đẳng Nha Trang thực hiện chương trình từ thiện tại Khánh Vĩnh. Ngoài ra, còn tổ chức chương trình “Du lịch tâm linh – Về nguồn” nhằm giúp cho các bạn trẻ có thêm niềm tin và lý tưởng cao đẹp trong cuộc sống.

2.    ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG

Thông qua báo cáo của các Ban chuyên trách CLB và CN Khánh Hòa, CLB TP.HCM cũng như các CN khác cũng đã có những hoạt động tích cực nhằm thực hiện mục tiêu chung: “Xây dựng cộng đồng – Chia sẻ yêu thương – Nâng cao cuộc sống”. Tuy nhiên, từ các hoạt động cũng cho thấy CLB vẫn cần bổ sung và cải thiện một số vấn đề nhằm tạo ra một mô thức hoạt động bài bản và hiệu quả hơn giúp cho CLB có nền tảng phát triển vững mạnh hơn trong tương lai. Cụ thể như sau:

2.1    Ban Nhân sự

Trong thời gian qua, Ban Nhân sự chưa có nhiều hoạt động nhằm kết nối các thành viên một cách đều đặn và hiệu quả, Ban nhân sự định hướng một số hoạt động nhằm cải thiện như sau:

-       Phân chia thành viên thành các nhóm theo Quận/Huyện, các nhóm sẽ có nhóm trưởng phụ trách

-       Kết hợp với Ban tài chính, trong quá trình đi thu quỹ hàng tháng sẽ đồng thời kết nối tạo sự liên kết, gắn bó với các thành viên, cập nhật thông tin CLB đến các thành viên cũng như cập nhật, trao đổi thông tin của các thành viên.

-       Đưa ra “Nội quy CLB” nhằm tạo ra một tổ chức có quy củ, nề nếp.

-       Thăm hỏi các thành viên khi họ gặp sự cố, đau bệnh, gặp khó khăn, v.v.v

-       Kết nối thành viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một đại gia đình Tấm Lòng Vàng đoàn kết và vững mạnh, vì thế rất cần các thành viên tình nguyện tham gia làm nhóm trưởng tại các nhóm đã được phân chia để kết nối các thành viên trong nhóm. Các thành viên phát tâm tham gia hỗ trợ vui lòng liên hệ: ĐĐ. Thích Giác Ảnh – Phó chủ nhiệm đặc cách nhân sự CLB

-       Làm thẻ thành viên CLB. Có 2 loại thẻ:

o   Thẻ thành viên

o   Thẻ thành viên thường trực: là những thành viên tích cực, nhiệt tình,tham gia thường xuyên - trực tiếp vào các hoạt động của CLB

-       Các thành viên nếu có sự thay đổi về thông tin cá nhân, vui lòng báo lại Ban nhân sự để cập nhật.

-       Thành viên mới chính thức được bổ nhiệm vào Ban nhân sự để hỗ trợ: Anh Thuận & Chị Thái.

2. 2   Ban tài chính

-       Thực hiện thu quỹ định kỳ hàng tháng

-       Mức thu:

o   Định mức 1: 30.000/thành viên/tháng

o   Định mức 2: Tùy hỷ

-       Các nhân sự phụ trách tại các Quận/Huyện sẽ liên hệ và đến thu trực tiếp các thành viên CLB định kỳ hàng tháng.

-       Áp dụng cho CLB TP.HCM và các Chi nhánh.

-       Chỉ thu theo từng tháng, không thu 1 lần nhiều tháng vì mục tiêu của việc thu quỹ không chỉ để gây quỹ CLB mà còn mục đích kết nối, trao đổi thông tin đến các thành viên.

-       CLB sẽ hỗ trợ công tác phí cho các thành viên đi thu quỹ.

-       Mục đích sử dụng quỹ: dung để thăm hỏi, hỗ trợ thành viên và người thân thành viên khi gặp sự cố, khó khăn, đau bệnh, v.v.v.

2.3    Ban biên tập - truyền thông

2.3.1.    Room Paltalk

-       Thành lập room Paltalk: tạo điều kiện cho các thành viên CLB và Ban Chủ Nhiệm họp mặt online, sinh hoạt, pháp thoại, pháp đàm, chia sẻ, .v.v.v

-       Thời gian sinh hoạt: 8h-11h tối thứ 7 hàng tuần

-       Hiện đã có bài viết hướng dẫn cách tạo room Paltalk và tham gia room tại website CLB, thành viên có thể truy cập website để biết thêm thông tin.

-       Tên diễn đàn: Clbtamlongvang

2.3.2.    Website

-       Rất mong được sự hỗ trợ của các thành viên trong việc quảng bá website của CLB đến nhiều người bằng cách chia sẻ thông tin website trên Y!M, Facebook, v.v.v

2.3.3    Facebook

-       Vận động các thành viên add Facebook của CLB và theo dõi thông tin CLB trên FB.

-       Share thông tin CLB trên FB của mình và khuyến khích thành viên treo logo CLB làm avatar FB của mình, nhằm quảng bá CLB và giúp nhận biết thành viên CLB.

2.3.4    Nhân sự Ban biên tập

-       Sắp tới, Ban biên tập sẽ có một nhóm các bạn thành viên lập thành nhóm nhiếp ảnh để phục vụ công tác quay phim – chụp hình cho CLB.

-       Cần bổ sung thêm cộng tác viên để viết bài và kỹ thuật website

2.4    Hoạt động của Quán chay Tánh Thủy

-       Tổ chức buổi Buffet để gây quỹ CLB

-       Dành các ngày Chủ nhật hàng tuần để thực hịện các buổi sinh hoạt như: dạy thư pháp miễn phí, dạy giáo lý, phật pháp cho thiếu nhi miễn phí hoặc các buổi pháp đàm.

2.5    Hoạt động định kỳ CLB

-       Các hoạt động định kỳ của CLB vẫn được thực hiện như cũ. Thành viên có thể truy cập website CLB để biết thêm thông tin.

3.    NỘI QUY CLB TẤM LÒNG VÀNG

-       Các thành viên vui lòng xem bản Nội quy CLB tại website CLB.

4.    Ý KIẾN CUỘC HỌP

4.1.    Đại diện Chi nhánh Khánh Hòa

-       Về việc thu quỹ hàng tháng, đề nghị CLB TP.HCM có văn bản chính thức để Chi nhánh Khánh Hòa dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc phổ biến và thực hiện chủ trương

-       Chi nhánh Khánh Hòa đề nghị được cấp con dấu của Chi nhánh để hoạt động

-       Khi Chi nhánh Khánh Hòa có kế hoạch tổ chức các chương trình tự phát, có cần phải thông qua xét duyệt của Ban chủ nhiệm trước khi tổ chức hay không.

-       Đối với các thành viên là sinh viên có hoàn cảnh khó khăn thì việc thu quỹ hàng tháng có linh động hoặc miễn phí hay không?

     4.2  Ý kiến phản hồi từ Ban chủ nhiệm

-       Đối với việc thu quỹ hàng tháng, Ban chủ nhiệm sẽ có quyết định bằng văn bản và gửi trực tiếp đến từng Chi nhánh cũng như thông báo chính thức trên website CLB.

-       Về con dấu, đề nghị Chi nhánh Khánh Hòa thiết kế con dấu dựa trên con dấu có sẵn của CLB, sau đó trình Ban chủ nhiệm xét duyệt. Khi xét duyệt xong, Ban chủ nhiệm sẽ tiến hành làm con dấu và gửi về Chi nhánh.

-       Về việc tổ chức chương trình: đối với các chương trình định kỳ, chỉ cần Chi nhánh gửi thông báo cho Ban chủ nhiệm và xét duyệt 1 lần. Đối với các chương trình phát sinh, cần phải được sự xét duyệt và chấp thuận của Ban chủ nhiệm trước khi tố chức, có thể gửi email để trình duyệt chương trình.

-       Đối với việc thu quỹ, hiện nay có 2 định mức cho các thành viên

o   Định mức 1: 30.000đ/thành viên/tháng

o   Định mức 2: tùy hỷ 

Như vậy, với định mức 2, các thành viên có thể tùy hỷ đóng góp theo khả năng của mình, không nhất thiết phải đóng đúng định mức 30.000đ/tháng. Nhưng Chi nhánh cần phải thống kê đầy đủ số lượng thu quỹ từng tháng.

      4.3  Ý kiến phản hồi từ ĐĐ. Thích Giác Nhường

-       Về con dấu: nên sử dụng con dấu thống nhất 1 mẫu theo CLB, chỉ thêm chữ “Chi nhánh…” theo từng Chi nhánh cụ thể

-       Thu quỹ theo các ngưỡng quy định và có thống kê số lượng

-       Các chương trình phát sinh nên trình Ban chủ nhiệm xét duyệt.

4.4    Thành viên Diệu Linh – Pháp danh Mỹ Hồng

-       Việc thu quỹ hàng tháng sẽ quy định vào cụ thể ngày nào?

-       Việc dạy thư tháp miễn phí sẽ bắt đầu vào ngày nào?

    4.5  Ý kiến phản hồi từ Ban chủ nhiệm

-       Việc thu quỹ sẽ có văn bản quy định chính thức trên website CLB

-       Sẽ có thông báo chính thức về việc dạy thư pháp để thành viên liễu tr và đăng ký tham gia.

4.6    Thành viên Lê Bảo

-       CLB đã có FB và cũng có nhiều thành viên add FB nhưng có rất ít số lượng người share link và nhấn nút “like” trên FB mỗi khi CLB có hoạt động hay bài viết nào đó, cần khuyến khích các thành viên tích cực share thông tin và nhấm nút “like” nhằm tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực tối đa cho FB.

    4.7  Ý kiến phản hồi từ Ban chủ nhiệm

-       Ghi nhận ý kiến của Lê Bảo, cần khuyến khích, kêu gọi các thành viên sau khi đọc xong thông tin hãy bình luận, nhấn “like” hoặc share thông tin trên FB của mình.

4.8    Thành viên Bình

-       Website CLB nên có một phần riêng để chia sẻ thông tin về các thành viên CLB và vai trò, đóng góp của họ trong CLB.

-       Trên FB CLB hiện nay có rất nhiều người add FB nhưng không phải toàn bộ là thành viên, vì thế, phân loại thành viên CLB vào nhóm “Family”

-       Tài chính CLB: Quỹ CLB nên có thu mục riêng để cập nhật thông tin về tình hình Quỹ.

   4.9  Ý kiến phản hồi từ Ban biên tập – truyền thông

-       Trang web CLB sẽ sớm có phần thông tin thành viên, nhưng sẽ chỉ là những thông tin mở, không có thông tin cá nhân riêng tư như: số điện thoại, địa chỉ, email.

-       Hiện tại, CLB vẫn thường xuyên cập nhật tình hình tài chính và đóng góp của từng người trong mỗi chuyến đi.

  4.10  Ý kiến chung của ĐĐ. Thích Giác Nhường:

-       CLB nên thường xuyên bày rỏ sự trân quý đối với các vị mạnh thường quân, thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động tích cực của các thành viên để các vị mạnh thường quân thấy được nỗ lực và những việc làm thiết thực.

-       Cần kết nối thành viên nhiều hơn, tận dụng các phương tiện truyền thông, các phương tiện liên lạc khác nhau qua mạng Internet: mạng xã hội, email, website…

-       Tận dụng thế mạnh của FB, các thành viên đồng loạt treo avatar logo của CLB, không nhất thiết phải thường xuyên mà theo từng hoạt động hay ngày kỷ niệm, sinh nhật CLB, .v.v.

Cuộc họp kết thúc vào lúc 17h00 cùng ngày.